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人力资源信息化助力苏州轨道集团快速发展

阅读次数: 日期:2019-01-14

一、苏州轨道交通集团简介
苏州市轨道交通集团有限公司成立于2002,2007年轨道公司进行了重组,确立“三统一、两分开”(统一组织和指挥、统一规划和建设、统一运营和管理,分开出资、分开开发)原则。组建轨道交通建设领导小组,下设轨道交通资金筹措委员会、轨道交通工程建设指挥部。2012年,吸收合并原苏州轨道交通有限公司的基础上,组建了苏州市轨道交通集团有限公司。
苏州市轨道交通集团有限公司为市直属大型国有企业,主要承担苏州市轨道交通规划、建设、运营、资源开发及物业保障等工作。集团现下设8个处室,7家分(子)公司、中心,对外投资5家公司,目前共有职工7000多人。
二、人力资源信息化建设历程
公司自成立起就对人力资源管理的信息化工作做了大量投入。早在2002 年就已经引入信息化系统,选用的是一家国内著名公司的软件,2007 年重组后,引入了一个全球著名的e-HR系统。该产品虽然功能强大,但是在人力资源管理方面与我们企业的需求有一定的差异,不仅不易操作,不符合国企用户的使用习惯,而且与国企的人力资源管理特点不太相符。所以我们不得不重新再做选择,聚焦于国内产品稳定、行业经验丰富的e-HR专业厂商。在同行考察学习中,我们了解到一家兄弟企业在人力资源信息化建设上颇有建树,应用较深、较广。在充分调研和比对后,我们最终选择了该兄弟企业采用的操作更简便,且符合国企用户习惯的人事系统——无极e-HR系统。
2013年我们与无极软件确立了合作,双方重新梳理了需求,经历了新系统数据初始化的艰苦过程,现在已建立起覆盖全公司及全体员工的完整人力资源信息库,通过报表管理,系统能将各单位的数据进行有效分析,助力人力资源部完成国家局每年要求的国有企业单位报表的填报。新系统同步实现与Oracle 系统的数据对接,成为苏州市轨道交通集团有限公司整体信息系统的人力资源数据中心。在新系统中我们还加强了招聘管理的功能应用,极大程度上提高了全集团的招聘效率。总之,我们通过不断完善人力资源管理体系和加强信息化建设来提升整个集团的管控效率与人力资本的增值。
 时代在日新月异的变化,企业在激流中不断进步,苏州轨道交通地铁线路不断扩增,员工数量越来越大,薪酬体系也不断改善,越来越需要一套能够替代手工核算薪酬的智能化工具。20179月,我们再次携手无极软件,齐力打造高度贴合苏州轨道交通的薪酬核算发放系统,并于20181月完成了薪酬管理建设,在保留各下属单位特有薪资项目的同时,满足苏州轨道交通薪酬管理制度下的薪酬管控,实现了按单位不同频率的薪酬调整预警。
三、人力资源信息化成果展现
1.可追溯历史节点的组织机构图
企业的生命周期可分为发展、成长、成熟、衰退几个阶段,苏州轨道交通作为一个正处于快速发展阶段的企业也面临着各种青春期的烦恼。组织机构不稳定,变化比较频繁。通过e-HR系统自动生成的组织机构图,不仅减轻了HR人员频繁更新组织机构图的烦恼,同时还可以根据需要还原某个历史时间节点的组织机构原貌。这样不仅可以展现企业组织机构变迁的历史,更可以通过组织机构、人员汇报和合作关系的变迁,为组织设计和团队建设打下较好的基础。
 
2.新颖的照片墙
信息化时代,员工的入、离职比较频繁。我们几乎每天都要面对许多新面孔,无论是一线经理还是人力资源管理人员都有一个尴尬,就是看到一些新员工似曾相识,但是记不清该员工的姓名。员工信息展示通过照片墙(参见图1)的形式,不仅展示形式很新颖,还可以辅助我们尽快熟悉人员的情况,避免在日常工作中,由于记不清别人的姓名,而不得不询问对方姓名所带来的尴尬。

 

1新颖的照片墙
 
3.全面完整的人员信息
通过e-HR系统作为高效的管理平台,我们建立了包括90多个信息集、600多个信息字段的完整的人力资源信息源(参见图2)。其中既包含了人员的基本信息、履历情况、学历、考勤情况、工资情况、职务职称等信息,同时也包含了员工的工作经历、合同信息、年度考核、培训情况等信息,实现了对员工从入职到离职(退休)的全方位管理。
为了能更好的全方位管理人力资源信息,我们将毕业证书、技能等级证书之类的附件上传至系统,需要时可以联机查看明细,避免了调阅档案带来的麻烦;同时也在系统中管理了结构化数据,可以有效地检索出证书、上岗证等各类证件的有效期,到时系统会自动提醒,极大地提高了工作效率,并且降低了企业人力资源管理的风险

 

2 完整的人力资源信息项
 
4.系统预警和待办,人力资源管理变被动为主动
人力资源管理是一项非常繁琐且政策性很强的工作,需要严格遵守国家法律法规,规避用工风险。在采用e-HR系统前,我们的人力资源管理相对比较混乱,无论是劳动合同的到期续签、新员工试用期的转正,还是相关流程的处理经常会有误期或遗忘的情况发生,不仅员工不满意,也给企业的人力资源管理带来了较高的风险。
因此,我们在e-HR系统内根据业务需要设置了大量的预警条件,人力资源工作人员可随时监控系统内的所有数据,一旦出现相关情况便会触发预警,相关业务人员即可根据预警提示处理。比如,实现了对劳动合同到期的预警提示、新员工试用期转正的预警提示等。通过固化的系统流程,管理人员可以通过待办任务、已办任务、我的消息、我的申请和任务监控(参见图3)及时了解自己该做还没做的任务,员工也可以及时了解审批进展,实现了透明化的管理。e-HR系统的上线使用,改变了工作人员以及员工的工作模式,将以往需要人为发现或被动应对的工作转变为依靠技术实现主动处理的模式,大大提高了工作效率,让人力资源管理人员能够摆脱日常琐碎的事务性工作,将更多的精力投入到更有成效的战略性工作中。

 

3强大的预警和待办功能,人力资源管理变被动为主动
5.薪资体系整合,实现全面薪酬管理
采用无极e-HR系统前,我们集团的薪资项目不统一,“其他工资”包含了很多可以区分的工资项目,这样使我们的薪资分析不准确,同时也使我们的薪资缺乏可对比性和参照性,给人力资源管理人员带来了大量的解释和答疑工作。
在实施无极e-HR系统的过程中,我们实施了薪资体系的整合,将抽象的概念具体化、形象化、简单化,员工通过系统查阅工资单和采用自助服务时均可看到相关的内容,提高了解释的效率和有效性,同时降低了相关HR专员面对面沟通答疑的工作量,起到了非常好的效果。
四、顾问丰富的行业经验,助力企业建立并落地行业领先的管理体系
在实施过程中,无极的专业顾问凭借多年积累的实施和咨询经验,就企业的科学化、规范化管理提出了不少有益的意见和建议。“三分产品,七分实施”,此次合作中,无极实施团队完美的诠释了这句话,结合我们的实际业务情况,实现了人事业务的规范管理,让企业的集中管控和人力资源数据的深度分析成为了可能。
我集团是市直属大型国有企业,除了轨道交通的运营,还承担了规划、建设、资源开发以及物业管理等工作,这就造成了人员类别、工种繁多、计薪标准多元化等,无极公司在项目开始就派出了有丰富行业经验的专家团队,将实施和实际业务整合为一体。在需求分析的时候,一边理解客户的现状和管理需求,一边诊断和分析,依据团队对于产品、信息化以及同业客户管理的先进经验与教训,结合我集团不断优化改进的业务流程,提出了先进、科学、可行的方案,而且得以成功落地,起到了少花钱多办事,事半功倍的效果。 

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