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聚焦目标 记北京市自来水集团人力资源信息化之旅

阅读次数: 日期:2019-03-01

 一、集团简介
北京市自来水集团是北京市政府所属的国有独资公司,国家大型企业。集团的前身是始建于19084月的京师自来水股份有限公司。1999826日,经北京市人民政府批准,北京市自来水集团有限责任公司正式挂牌成立。
北京市自来水集团负责北京中心城区(市区),以及门头沟、延庆、密云、怀柔、房山、大兴、通州等郊区新城的自来水供应,在供水能力、自来水水质、资产规模、技术装备等方面,均居国内同行业领先水平,是目前我国规模最大、最具影响力的城市供水企业之一。
北京市自来水集团现有二级子、分公司39家,职工8400多人,企业资产240余亿元。集团目前拥有市区水厂13座、调蓄水厂1座、郊区新城水厂14座,日供水总能力450万立方米。管网总长度12000余公里,供水服务面积1100多平方公里,供水用户460余万户。其中,市区日供水能力370万立方米,管网长度9000余公里,供水用户360余万户,供水服务面积730多平方公里。市区供水范围东至通州西部,南至大兴区西红门、旧宫和丰台东高地,西至石景山区鲁谷,北至天通苑。初步形成了以北京城区供水为主,涵盖郊区新城的城乡供水一体化格局。
二、集团人力资源管理信息系统构建发展历程
未来企业成功的关键依靠是人力资源,人才之争已经成为市场竞争的核心内容,以人为本成为企业立足和发展的根本。有效地管理企业的人力资源,为企业提供强有力的人才储备,成为企业发展的必备动力。因此,及时、准确地掌握企业的人力资源信息,通过对其进行复杂地与分析,从而充分发挥每个员工的潜能,为企业创造更大的价值,成为有效管理人力资源的必要前提。
随着经济全球化、信息化时代的到来,传统的人事管理已明显不能适应市场经济的高速发展。加强人力资源管理的信息化建设,提高人力资源管理水平已势在必行。集团改制以来,为了解决大量的人工计算、、事务性工作带来的效率低、准确性差等问题,集团与无极软件共同合作建立了人力资源管理信息系统。整个信息化建设先后经历了3个阶段:
1.员工基本信息纳入科学化、规范化的管理模式
首期构建的系统是2005年与无极软件合作,基于C/S架构下的单机版管理系统,涵盖了员工管理、查询浏览、报表管理、分析等模块功能,主要实现了人员基本信息的规范化管理,通过主集的实时信息、子集的分记录功能实现了员工个人信息的模块化、标准化、动态化管理。
首期系统建设的重要任务之一就是传统管理模式下员工基本信息的规范化转变过程,将传统、单一、繁杂、易错的大量人员信息,按照规范的格式逐一录入系统,按照人员类型分别科学甄别进不同的人员信息库,做到分类科学、信息有效,减少人为的干扰因素和不必要的重复工作,从而优化了人力资源管理的工作流程,规范了管理,提高了工作效率。借助信息系统,人力资源管理专业人员能从繁杂的事务性工作中解脱出来,而去致力于整合企业内外人力资源管理的各种资源,提升人力资源管理角色的效能。
单机版的人事信息库,仅能够实现本单位现有人员信息的规范化管理。集团所属30余家二级单位,均通过安装客户端的形式,实现本单位人事信息库的使用、管理。集团人力资源部通过每月接收各二级单位上报的数据库信息,实现集团全体人员信息的整合管理。在历史信息的查询方面,更是创建了较为系统的管理模式,即每年年底集团在接收各单位的数据后,进行核查,无误后可将当年的数据封存,建立单独的数据库,以备随时核查,这项功能的实现和利用,为年度信息的对比分析,特别是在制作人才规划时,提供了科学的参考数据。
但由于单机版无法及时与二级单位反馈信息变动情况,因此在集团修改数据库结构、报表表样或二级单位自行修改组织机构等情况下,仍需要专门发送库结构、报表表样、机构编码等,进行接收变更,尽管使得人事信息实现了较为科学规范的管理,但在准确性、及时性上仍存在较大弊端。
2.网络化的管理提升数据的及时、准确、共享性
为了解决信息不对称、数据不准确、重复性接收等问题,2010年集团继续与无极软件合作,开展人事信息库的B/S架构下网络版升级工作。
新版B/S架构下的人事信息库是利用Internet/Intranet技术搭建的一个数据集中、业务协同的集团化工作平台,其核心是利用现代信息技术来改善管理模式,架构一个共享资源的平台,通过提高计算机和网络技术在人力资源管理中的应用程度,逐步提高人力资源管理的信息化水平。通过与集团OA网络连接,建立集团人力资源信息系统主页,以便捷亲和的登陆界面,为人力资源信息管理开辟新的服务渠道。
升级后的4.3版本系统设有六大模块:组织机构、人员管理、人事异动、报表管理、后台业务和系统管理。组织机构模块是对单位、部门和岗位信息的管理,包括设置单位的框架结构,录入和修改单位、部门或岗位信息,浏览单位、部门或岗位信息等。人员管理模块是系统中最基本、最常用的一个模块,人事业务的日常工作,如:新增人员、查询浏览、分析、花名册、登记表、信息维护等均在此模块中完成。人事异动模块是对需要经过审批流程的业务进行管理,用户可根据具体的业务,对不同的业务类型灵活定义不同的审批流程,并且支持多级审批流程。报表管理模块是对各类人员信息进行、制作报表,包括:自动生成、编辑报表、报表汇总、报表分析和填报单位五个功能模块。后台业务和系统管理模块主要是对系统进行构建、维护等。与原单机版系统不同的是网络版系统实现了库结构、报表表样、组织机构、人员信息的实时共享。同时,对于组织机构的变更、人员的增减变动都设置了审批环节,与线下审批环节吻合,这就使网络版人力资源信息系统的使用范围可以与日常人力资源管理的各个环节结合在一起,集团人力资源部的所有业务人员均可以依靠自己的业务权限,享有系统中相关业务的审批、监管权,使得系统实现了人力资源管理的业务共享功能。
在组织机构模块中,可完成单位、部门、职位的撤消、合并和划转,满足企业迅速发展的需要。同时,首次与岗位管理挂钩,可生成岗位说明书,能完成岗位编制与现有人数的比较,形成岗位人员配置表,能够实现对下属单位组织机构的控制,进行单位超缺编预警。
在人员管理模块中,除保留原有的可根据企业需要增加、修改员工信息管理指标项,实现对人员信息全面、准确的管理以外,重要的是实现了线上信息的实时更新,确保了信息的及时性、共享性、准确性,避免了人为的信息不对称问题。
在报表管理模块中,可实现报表的自动生成,也可实现在线填报。提供反查和校验功能,提高了报表排错效率。提供报表的上报和汇总功能,集团随时可以在网上监控二级单位的填报情况,也可以在网上审批、驳回。提供按月、季、半年、年或不定期报表的归档功能,并对报表历史数据进行纵向分析。提供综合汇总功能,可由基层报表派生出各类综合分析报表,便于领导分析决策,实现报表的横向分析。
领导决策模块,主要提供多种信息浏览方式和分析方式,及时准确地了解员工的详细信息,从学历、年龄、性别等不同侧面分析人力资源状况。同时提供单指标(平均年龄、学历结构等)、多指标(人与事)比对分析功能,能够显示标准值和警戒值,辅助领导进行决策。新增报表的纵向比对分析,可以及时准确地掌握人事的变动情况。
人事异动模块为新增功能,可根据集团人员增减变动的实际状况,设置方便灵活的业务流程。如在减员业务方面,根据集团的实际需要,可设置退休、死亡、调出集团、内部调动等多个模板,使得线上人员管理更贴合线下实际工作需求。实现了集团对于二级单位人员变动情况的监督管理和实时管控。
3.统一协调业务需求,搭建高效的人力资源管理平台
2016年底,根据集团内控体系建设及人力资源管理的业务扩展,需要人力资源信息系统与集团财务系统进行相关数据的对接,同时因信息化发展速度较快,经过6年的使用,4.3版本的软件系统在应用过程中也存在一些需要优化的问题,因此集团与无极软件合作,研究开发薪酬模块并进行系统版本的升级。
新的HCM人力资源系统以集团人力资源管理各环节业务为切入点,以全面提升人力资源管理水平为总体目标,通过HCM系统建设促进人力资源管理的标准化、制度化、规范化、系统化、数据化,提升集团整体工作效率,加强管控能力,突出的特点主要有以下几方面:
人员数字化:在职人员6000余人、退休人员4500余人、离职人员1400余人。以记录方式或照片墙的方式浏览查阅人员的信息。
应用便捷化:快捷的条件查询、立体化的图表分析、多元化的输出方式,随心所欲达到所见即所得。
流程规范化:实现员工入职、调动、离职、退休、死亡等流程的系统监控、数据归档,新改造的功能更加简捷适用。 

 

薪资变动规范化:配置8类薪资变动业务,包含入职定薪、转正定级、普调工资、社保调整。不同调资业务设置不同的计算规则,确保数据精准。
薪资发放规范化:依照集团管控要求设置5个统一账套,包括考勤、五险二金、集团总部账套、分子公司账套,统一了发放规则。
个税规范化:集团总部账套单次发放扣税,分子公司第一次不计税,在第二次发放进行合并计税,所有人执行税优政策。
薪资应用个性化:利用高级花名册实现了个性化工资条的展现,同时利用高级花名册“按人员汇总”的功能实现两次发放记录的数据加和。
报表系统化:月、季、年度报表的“一键式”生成,逐层上报以及基于报表归档数据实现时间维度分析。 

 

数据分析高效化:人员与劳动报酬表累计一列,从之前的手动调整到现在的自动生成,加强了系统信息的准确性,提高了工作效率。
三、人力资源信息系统在现代人力资源管理工作中的应用优势
1.人力资源信息系统的应用有利于整合管理资源,提高管理效率,降低管理成本
传统的人力资源管理中,考勤、工资发放、员工信息管理等一系列琐碎工作作为日常性的事务,往往要持续占据人力资源管理专业人员的大量时间,手工操作不仅效率低下,而且容易出错。同时,因为缺乏有效的技术手段,一些基础性的人力资源信息收集和分析工作显得十分繁杂,并且收集到的信息不能有效共享。
人力资源信息系统的应用,克服了人类自身的局限性,充分利用信息技术快速、准确、互动、海量存储的特点,减轻了手工作业造成的查询、等方面繁重的计算工作,缩短了各职能工作的时间,信息系统数据库使数据资料的保存变为轻松,有助于企业迅速、有效地收集各种信息,加强内部沟通,加强对全系统人力资源管理的实时监控,提高人力资源管理部门的工作效率。同时还可以减少人力资源管理工作的操作成本、降低员工流动率、减少通讯费用等,从而降低组织的管理成本。
2.人力资源信息系统的应用推动了人力资源管理的转型
人力资源信息系统具有迅速、准确、全面地提供有关企业人力资源管理数据的功能,这就能够为企业的经营决策提供重要参考信息,也可使企业管理者全面了解企业的人力资源状况,提高管理者的管理水平。
人力资源信息系统的应用使人力资源管理部门从提供简单的人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和无极3娱乐,随时随地向管理层提供决策支持,向人力资源管理专家提供分析工具和建议,建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。使人力资源部门日益从琐碎的行政事务中解脱出来,扮演起组织战略性合作伙伴的角色。
3.人力资源信息系统的应用有利于推进员工职业生涯规划
人事信息是人才信息的重要载体,是人才的主要信息源。准确、齐全、完整的人事信息,能历史全面地记载一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息,是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事信息,对人才资源开发起着重要作用。
人力资源信息系统的应用,基于岗位设置人员的准入原则、需提升的技能要求,与集团“四定一考核系统有机结合起来,通过人员信息的整合与分析,可以规划出某个员工职位提升需具备的技能和参加的培训,也可以筛选出符合某个岗位任职条件的可匹配人选情况,通过科学的数据分析为企业选拔优秀的人才,从而将企业的长远发展与员工的职业生涯规划有机地结合起来,达到企业与员工的双赢。
下一步,为了有效提升集团人才的管理和开发,我们会继续与无极软件合作,全面开展培训、绩效考评的应用,并且采用云技术,使得集团在人才管理和开发方面能有一个飞跃。

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